Allgemeine Geschäftsbedingungen (AGB)

 

  1. Allgemeines

1.1. Die ESKARA Essenbach dient zur Durchführung von kulturellen und gesellschaftlichen Veranstaltungen, Konzerten, Theater-aufführungen, Ausstellungen, Tagungen, Versammlungen, gewerblichen, sportlichen u. ähnlichen Veranstaltungen.

1.2. Die ESKARA wird von der ESKARA GmbH betrieben und verwaltet. Die ESKARA GmbH wird im Folgenden auch als Vermieter bezeichnet. Die ESKARA wird nach freiem Ermessen der ESKARA GmbH vermietet.

1.3. Die ESKARA wird grundsätzlich nicht an Privatpersonen oder private Gruppen vermietet.

1.4. Gruppen und Organisationen, die dem Ansehen der ESKARA schaden können, sind von der Benutzung ausgeschlossen.

1.5.  Das Mietverhältnis ist privatrechtlich.

 

  1. Mietvertrag/Vertragsgegenstand

2.1. Die Überlassung der Räume und Einrichtungen bedarf eines schriftlichen, beidseitig unterzeichneten Mietvertrages. Ergänzende Nebenabreden erfolgen ebenfalls in Schriftform.

2.2. Vertragsgegenstand ist die Überlassung von Räumen und Einrichtungen, sowie veranstal-tungsbezogene Dienstleistungen in der ESKARA.

2.3. Die ESKARA gilt als einwandfrei vom Mieter übernommen, sofern bis zum Beginn der Veranstaltung keine Einwände erhoben wurden. Ohne ausdrückliche Zustimmung des Vermieters dürfen vom Mieter keine Änderungen am Gebäude vorgenommen werden.

2.4. Die gemieteten Räume dürfen vom Mieter nur zu der im Vertrag genannten Veranstaltung und zu den festgelegten Zeiten benutzt werden und müssen vor Ende der Nutzungsdauer geräumt worden sein.

2.5. Nicht bestätigte Nutzungszwecke sind un-zulässig.

2.6. Ebenso unzulässig ist die Überlassung der Räumlichkeiten an Dritte sowie jegliche Unterverpachtung. Hier ausgenommen sind Messen bzw. Ausstellungen (Standmieten).

2.7. Durch die Anmietung von Räumen der ESKARA besteht kein Recht auf Bewirtschaftung des gastronomischen Bereichs und der Garderobe. Soweit nicht ausdrücklich anders vereinbart, werden diese Dienstleistungsbereiche exklusiv über die ESKARA GmbH betrieben.

 

  1. Mieter/Veranstalter

3.1. Der im Mietvertrag angegebene Mieter ist auch der Veranstalter der Veranstaltung inkl. aller Rechte und Pflichten eines Veranstalters laut geltenden Gesetzen und Verordnungen. Der Mieter hat dem Vermieter einen Verantwortlichen zu nennen, der während der gesamten Veranstaltung anwesend und für den Vermieter erreichbar ist.

3.2. Auf allen, die Veranstaltungen betreffenden, Drucksachen und Werbemitteln ist der Mieter als Veranstalter für den Veranstaltungsteilnehmer kenntlich zu machen.

3.3. Der Veranstalter ist eigens dafür verantwortlich notwendige Versicherungen in Bezug auf die geplante Veranstaltung abzuschließen und der ESKARA GmbH auf Nachfrage hin entsprechend zu belegen.

 

  1. Miet-/Nutzungskosten

4.1. Die Kosten, die dem Mieter für eine Veranstaltung in der ESKARA entstehen, entnimmt der Mieter der aktuell gültigen, individuellen und veran-staltungsbezogenen Mietpreiskalkulation.

4.2. Wurden neue Details zu der geplanten Veranstaltung vereinbart, wird dem Mieter eine aktualisierte Version der Mietpreiskalkulation ausgehändigt.

4.3. Den Vertragsbestandteil Anlage 1 stellt immer die aktuellste Version der Mietpreiskalkulation dar.

4.4. Den Vertragsbestandteil Anlage 3 stellt immer die aktuellste Version des Aufbauplans bzw. der Aufbaupläne (bei Buchung mehrerer Räume) dar. Die Anlage 3 ist nicht zwingend erforderlich und wird erst dann zum Vertragsbestandteil wenn der Vermieter den Aufbauplan entsprechend als Anlage ausweist.

4.5. Die Kosten sind u.a. der im Mietvertrag vereinbarten, erwarteten Zahl an Gästen bzw. Teilnehmern angepasst. Insbesondere die Grundmiete der Arena orientiert sich an der Anzahl der aufgebauten Bestuhlung (Stühle, Tagungstische, Sport- und Parketttribüne) bzw. bei Stehveranstaltungen der vorbereiteten Bereiche für den Verbleib der Gäste während der Veranstaltung. Der Aufbau für bis zu 500 Gäste ist im Arenapreis inklusive. Zusätzlich zur Arena Grundmiete kommen je 100 weiterer Gäste jeweils 100,00 € Aufbaukosten.

4.6. Änderungen des Bestuhlungsplans bzw. Überschreitungen der vereinbarten Besucherzahl sind dem Vermieter unverzüglich mitzuteilen und haben eine mögliche Entgeltnachzahlung bzw. Anpassung der Mietpreiskalkulation zur Folge.

4.7. Der Vermieter stellt einen Sonderumbau (Ab-weichender Aufbau ausgehend von der aktuellsten Version des Aufbauplans) pro angefangener Stunde mit 100,00 € zzgl. USt in Rechnung. Sollte in Ausnahmefällen kein indi-vidueller Plan für die Veranstaltung angefertigt worden sein, gelten schriftliche Absprachen bzgl. des Aufbaus im genutzten Raum als angewiesen.

4.8. Unterschreitungen der vereinbarten Besucher-zahl haben rückwirkend keine Auswirkung auf die vereinbarten Kosten.

4.9. In der Grundmiete enthalten sind unter anderem die Kosten für Auf- und Abbau des Hallen-schutzbodens, die Kosten für Raumbeleuchtung, Strom, Heizung, Wasser und Abwasser sowie die Kosten für die Reinigung bei normalem Verschmutzungsgrad.

4.10. Bewerten die Mitarbeiter der ESKARA GmbH den Verschmutzungsgrad der Räumlichkeiten bzw. des Inventars/ Mobiliars nach der Veranstaltung als zu stark, fallen für den Mieter zusätzliche Reinigungskosten an.

4.11. Neben Verschmutzungen können auch zusätz-liche Kosten durch übermäßige Ansammlungen von Müll entstehen. Der Mieter hat darauf zu achten, entstandenen Abfall selbst zu entsorgen oder nach vorheriger Absprache in dafür bereitgestellte Abfallbehältern zu entsorgen (vorherige Absprache über Menge und Art des Abfalls erforderlich).

4.12. Die ESKARA GmbH behält sich grundsätzlich das Recht vor, Preisanpassungen bei bestehenden Vertragsverhältnissen vorzunehmen, sofern mit signifikanten Preissteigerungen im Bereich der Nebenkosten des Vermieters zu rechnen ist. Der Vermieter kann dazu aufgefordert werden, derartige Preisanpassungen durch Vorlage von Belegen nachzuweisen, die für die Preiserhöhung ausschlaggebend waren.

4.13. Auf den Netto-Gesamtbetrag der aktuell gültigen Mietpreiskalkulation bzw. der Endrechnung erhebt der Vermieter eine Verwaltungs-kostenpauschale i.H.v. 2,5%.

4.14. Der Vermieter ist grundsätzlich berechtigt eine vorab vereinbarte Summe als Vorkasse zu berechnen, welche im Nachhinein mit den in Anspruch genommenen Leistungen verrechnet wird.

 

  1. Genehmigungen

5.1. Der Mieter bzw. Veranstalter hat rechtzeitig im Vorfeld der Veranstaltung alle gesetzlich erforderlichen Anmeldungen vorzunehmen bzw. alle notwendigen Genehmigungen einzuholen und die einschlägigen Vorschriften zu beachten.

5.2. Soweit erforderlich, ist nach Art. 19 LStVG die Veranstaltung rechtzeitig (spätestens eine Woche zuvor) und schriftlich beim Ordnungsamt des Marktes Essenbach anzuzeigen.

5.3. Für die Anmeldung der Veranstaltung bei der GEMA oder anderen zuständigen Verwertungs-gesellschaften ist der Mieter/ Veranstalter selbst verantwortlich.

 

  1. Sicherheitsvorschriften

6.1. Der Veranstalter ist für einen ordnungsgemäßen, sicheren und störungsfreien Verlauf seiner Veranstaltung selbst verantwortlich.

6.2. Die Buchung eines Sicherheits-/Ordnungs-dienstes ist fest vorgeschrieben, sobald alkoholhaltige Getränke ausgeschenkt oder verkauft werden.

6.3. Bei Konzerten oder konzertähnlichen Veran-staltungen ist zudem ein Sicherheitsdienst für eine Einlasskontrolle (Kontrolle der Taschen und/oder der Eintrittskarten) zu bestellen.

6.4. Ein sach- und ortskundiger, zertifizierter Sicherheits-/Ordnungsdienst ist direkt über die ESKARA GmbH buchbar.

6.5. Der Mieter ist für die Erfüllung aller einzuhaltender bau-, sicherheits-, gesundheits- und ordnungsrechtlichen Vorschriften, insbe-sondere für die Einhaltung der Versammlungsstätten-Verordnung (VStättVO), der Gewerbeordnung und des Jugend-schutzgesetzes in den jeweils geltenden Fassungen, verantwortlich. Ausgenommen hiervon sind die Dienstleistungsbereiche, welche direkt von der ESKARA GmbH betrieben werden.

6.6. Dem Vermieter und den zuständigen Behörden ist vor der Veranstaltung der jeweilige Stand der verkauften Eintrittskarten auf Anfrage mitzuteilen.

6.7. Nach der Veranstaltung hat der Mieter auf Nachfrage des Vermieters oder der zuständigen Behörden die tatsächliche Besucherzahl nachzuweisen.

6.8. Türen und Notausgänge dürfen zu keinem Zeitpunkt während der Veranstaltung verbaut, zugestellt oder blockiert sein.

6.9. Im kompletten Gebäude gilt absolutes Rauchverbot.

6.10. Für den Einsatz von Pyrotechnik oder offenem Feuer hat der Mieter die erforderliche Erlaubnis der zuständigen Behörden einzuholen und die darin festgelegten Auflagen zu erfüllen. Die Kosten hierfür trägt der Mieter.

6.11. Die Beauftragung der benötigten Dienste von Polizei, Feuerwehr (Brandwache), Sanitäts-/ Sicherheitsdienst sorgt der Vermieter auf Kosten des Mieters. Den Umfang und die Dauer der Dienste legt der Vermieter fest.

6.12. Für die Anzahl der Sanitäter gilt folgende festgelegte Staffelung:

– Bis 1.000 Besucher: 2 Sanitäter

– Bis 1.500 Besucher: 3 Sanitäter

– Ab 1.500 Besucher: 4 Sanitäter

6.13. In die ESKARA mitgebrachte Gegenstände dürfen nur mit ausdrücklich erlaubten Mitteln an Wänden, Böden oder Decken befestigt werden.

6.14. Gegenstände, welche in Veranstaltungs- oder Szenenflächen platziert werden müssen mindestens der Brandschutzklasse B1 (schwer entflammbar) entsprechen oder mit einem entsprechenden Imprägniermittel behandelt werden.

6.15. Die nach der Versammlungsstätten-Verordnung (VStättVO) und der erteilten Baugenehmigung maximal zulässigen Besucherzahlen für die ESKARA sind strikt einzuhalten.

 

  1. Werbung

7.1. Bei etwaiger Bewerbung der Veranstaltung durch den Mieter muss der Veranstalter auf jeder Werbegrafik sowie allen Tickets und Listungen angegeben sein.

7.2. Der Ort der Veranstaltung ist in der Werbung als „ESKARA Essenbach“ zusammen mit der Adresse Savigneux-Platz 4, 84051 Essenbach anzugeben.

7.3. Mit der Bewerbung der Veranstaltung darf der Mieter/Veranstalter erst ab Vertragsschluss beginnen.

  1. Ticketvorverkauf/ Teilnehmermanagement

8.1. Sofern der Mieter Eintrittskarten für seine Veranstaltung in der ESKARA verkauft, gelten die folgende Regelungen.

8.2. Mit dem Kartenvorverkauf darf ausnahmslos erst nach beiderseitiger Unterzeichnung des Mietvertrages begonnen werden.

8.3. Der Mieter stellt dem Vermieter ein angemessenes Kontingent an Tickets zum Verkauf in der eigenen Vorverkaufsstelle zur Verfügung.

8.4. Welche Gebühr der Vermieter pro Ticket einbehält (min. 0,84 EUR zzgl. USt) wird im Einzelfall verhandelt.

8.5. Vertreibt der Mieter die Eintrittskarten über ein (eigenes) Ticket-System ist dort bei Bedarf ein entsprechendes Kontingent zu blockieren und dem Vermieter zum Verkauf zur Verfügung zu stellen.

8.6. Auf Wunsch kann der Vermieter die komplette Abwicklung des Kartenvorverkaufs für den Mieter/ Veranstalter übernehmen.

Bei Verkauf der Eintrittskarten bzw. Anmeldung der Teilnehmer über die ESKARA GmbH fällt eine Gebühr i.H.v. 1,26 €zzgl. USt. je generiertem Ticket an. Des Weiteren wird eine einmalige Einrichtungsgebühr i.H.v. 40,00 € zzgl. USt. berechnet.

8.7. Ist die Teilnahme an der Veranstaltung für die Gäste kostenpflichtig, kann die Zahlungs-abwicklung ebenfalls online über das System durchgeführt werden, es fallen zzgl. zu den unter 8.6. genannten Gebühren 5,4% des Ticketpreises an (Endkundenpreis).

8.8. Der Umsatz wird dem Mieter/ Veranstalter abzgl. der Gebühren nach der Veranstaltung gutgeschrieben.

8.9. Das Zutritts-/ Akkreditierungsmanagement bzw. der Ticketvorverkauf über die Eskara GmbH wird mithilfe von zwei Systemen umgesetzt. Beide Systeme werden von in Deutschland ansässigen Unternehmen betrieben. Die Systeme laufen auf Servern der beiden Firmen, nicht über das interne Netzwerk der ESKARA.

8.10. Mitarbeiter der ESKARA GmbH greifen per Internet auf die Systeme zu. Sämtliche Daten, die vom Mieter oder dessen Gästen erhoben oder weiterverarbeitet werden, werden nur zu Bearbeitungszwecken durch die ESKARA GmbH gespeichert und im Anschluss wieder gelöscht.

8.11. Die geltenden Richtlinien der Systembetreiber bzgl. Erfassung und Speicherung der Daten, Datenschutz, fristgerechte Löschung etc. sind den jeweiligen Bestimmungen der Firmen zu entnehmen

simply-X GmbH, Liegnitzer Str. 2 37581 Bad Gandersheim, https://simply-x.com

und

vivenu GmbH, Kesselstr. 3 40221 Düsseldorf, https://vivenu.com/de/dataprivacy

8.12. Bei Inanspruchnahme der beschriebenen Dienstleistung kommen u.a. die Scan-Säulen der simply-X GmbH zum Einsatz. Auf Bildschirmen, die an den Säulen fixiert sind, wird seitens des Betreibers (simply-X GmbH) Werbung geschaltet.

8.13. Es ist möglich gegen eine Gebühr von 75,00 € zzgl. USt. pro Bildschirm eine tageweise Fremdnutzung zu ermöglichen.

8.14. Es steht dem Mieter bei Buchung dieser Eigennutzung frei, welche Grafiken über die Bildschirme abgespielt werden.

 

  1. Ablauf der Veranstaltung

9.1. Um einen reibungslosen Ablauf der Veranstaltung in der ESKARA gewährleisten zu können muss dem Vermieter spätestens sieben Werktage vor der Veranstaltung der finale

Ablauf sowie die endgültige Besucherzahl vorliegen.

9.2. Der Ablauf ist so detailliert mitzuteilen, dass alle involvierten Gewerke der ESKARA die relevanten Programmpunkte im Überblick haben.

9.3. Nachträgliche Änderungen der Besucherzahl oder des Ablaufs können nur in Ausnahmefällen berücksichtigt werden.

9.4. Im Hinblick auf die Bewirtung ist eine Meldung der tatsächlich zu bewirtenden Personen bis spätestens sieben Werktage vor der Veranstaltung organisatorisch zwingend notwendig.

9.5. Bei Konzerten oder ähnlichen Veranstaltungen ist in der Ablaufplanung zwingend darauf zu achten, dass die Besucher spätestens 60 Minuten vor offiziellem Beginn der Veranstaltung in das Gebäude eingelassen werden können.

9.6. Störungen im Ablauf der Veranstaltung sind vom Mieter grundsätzlich vorzubeugen.

9.7. Probleme oder Personen, die den Ablauf der Veranstaltung stören oder gefährden sind unverzüglich zu beheben bzw. zurechtzuweisen.

9.8. Bei wiederholten Störungen des Ablaufs der Veranstaltung durch Gäste der Veranstaltung sind diese durch den Mieter des Hauses zu verweisen. Kommt der Mieter dem nicht nach, spricht der Vermieter ein Hausverbot aus.

9.9. Während der gesamten Veranstaltungsdauer und Vorbereitungs-/ Nachbereitungszeiten sind alle Gäste, Helfer, Mitarbeiter oder Subunternehmer des Mieters verpflichtet, direkten Anweisungen des festangestellten Personals der ESKARA GmbH sofort und in vollem Umfang Folge zu leisten.

9.10. Entstehen durch Einschätzung eines zuständigen Mitarbeiters der ESKARA GmbH Probleme während der Veranstaltung, welche Gefahren für Personen, das Gebäude oder technische Anlagen zur Folge haben können, muss das Programm sofort abgeändert oder unterbrochen werden, sodass die Ursachen für die Gefahren beseitigt werden können. Ist der Mieter trotz der Beurteilung der Situation durch die ESKARA GmbH nicht zur Änderung oder Unterbrechung des Programms bereit, kann die Veranstaltung seitens des Vermieters abgebrochen werden.

9.11. Der Abbruch der Veranstaltung hat eine fristlose Kündigung des Mietvertrages ohne Anrecht auf Ersatz seitens der ESKARA zur Folge.

9.12. Dem Mieter steht es frei, eine unverhältnismäßige Anwendung dieser Berechtigung durch den Vermieter nachzuweisen. Der Mieter kann darüber hinaus eine detaillierte Stellungnahme des Vermieters verlangen, in welcher die ausschlaggebenden Gründe für Absage oder Abbruch der Veranstaltung erklärt werden.

 

  1. Haftung

10.1. Der Mieter haftet für sämtliche Beschädigungen an Gebäude und Mobiliar, die durch eingebrachte Gegenstände, Gäste, Mitwirkende, Mitarbeiter, Fremdpersonal (vom Mieter beauftragt) oder den Mieter selbst entstehen. Ob die Beschädigung mutwillig, versehentlich oder durch Fahrlässigkeit entstanden ist, ist irrelevant.

10.2. Der Mieter ist des Weiteren für sämtliche Verstöße, Sicherheitsrisiken verantwortlich und haftbar, welche per Gesetz Sache des Veranstalters sind.

10.3. Der Mieter muss gegen Schadenersatzansprüche mindestens durch eine (Veranstalter-) Haftpflichtversicherung abgesichert sein. Die entsprechende Police ist dem Vermieter auf Nachfrage vorzuzeigen.

10.4. Die Haftung für die Garderobe der Gäste übernimmt der Betreiber der Garderobe. Wenn ein offen zugänglicher Garderobenständer zur Verfügung gestellt werden, liegt die

Haftung beim Mieter bzw. wird keine Haftung für abhandengekommene Gegenstände an der Garderobe bzw. in den jeweiligen Kleidungsstücken übernommen.

 

  1. Vertragsrücktritt seitens Mieter

11.1. Führt der Mieter die Veranstaltung nicht durch oder tritt aus einem anderen Grund vom Mietvertrag zurück, wird vom Vermieter eine Ausfallgebühr in Rechnung gestellt.

11.2. Die Bemessungsgrundlage dieser Ausfallgebühr ergibt sich aus der Mietpreiskalkulation der Veranstaltung (aktuellster Stand).

11.3. Die Höhe der Ausfallgebühr ergibt sich wie folgt:

– 25% ab drei Monate vor zur Veranstaltung

– 50% ab einem Monat vor der Veranstaltung

– 90% ab einer Woche vor der Veranstaltung

11.4. Zusätzlich wird vom Vermieter eine Bearbeitungsgebühr i.H.v. 250,00 € zzgl. USt erhoben.

11.5. Die Punkte 11.1. bis einschl. 11.4. finden keine Anwendung, wenn die Absage der Veranstaltung auf Grund von höherer Gewalt, beispielsweise behördliches Verbot derartiger Veranstaltungen, oder ähnlicher außerordentlich ernster Gründe erfolgt.

11.6. Die Entscheidung ob, ausgenommen bei Fällen wie unter 11.5. beschrieben, trotzdem auf die Ausfallgebühr verzichtet wird, liegt allein bei der ESKARA GmbH.

 

  1. Vertragsrücktritt seitens Vermieter

12.1. Der Vermieter hat grundsätzlich das Recht, die Veranstaltung abzusagen, vom Vertrag zurückzutreten oder die laufende Veranstaltung abzubrechen, sofern schwerwiegende Gründe hierfür vorliegen.

12.2. Insbesondere die Nicht-Einhaltung von Sicherheitsvorschriften, fehlender Zahlungs-eingang bei vereinbarter Vorkasse, gravierende Änderungen im Ablauf bzw. bei der geplanten Personenzahl, bei drohender Gefahr für jegliche Personen bzw. Personengruppen oder bei bestehender Gefahr, dass Eigentum des Vermieters beschädigt werden könnte, kann der Vermieter das Vertragsverhältnis ohne Frist und Einverständnis des Mieters kündigen.

12.3. Dem Mieter steht es grundsätzlich frei nachzuweisen, dass Entscheidungen des Vermieters (insb. bei Absage oder Abbruch von Veranstaltungen) unverhältnismäßig sind oder waren.

12.4. Besonders bei Begründungen für eine Absage, welche nicht unter 12.2. aufgeführt sind, kann der Mieter eine Stellungnahme des Vermieters verlangen, in welcher die ausschlaggebenden Gründe für Absage oder Abbruch der Veranstaltung hinreichend erklärt werden.

Der Mieter bestätigt mit seiner Unterschrift auf dem Mietvertrag, dass alle Inhalte dieser allgemeinen Geschäftsbedingungen gelesen, verstanden und akzeptiert werden.

 

gez.

Geschäftsführung

ESKARA GmbH